第十四話：先有「整體展望」，再談「基準分配」

計畫與時間表是我們可以有效掌握自我時間的工具，但常常有人把計畫與時間表搞混，例如預定下週二之前唸完行政學（計畫），與下週二晚上去上行政學（時間表）就是二種完全不同的概念，計畫指的是自己主動規劃的行程，時間表則是被動必須配合他人的行程。
在弄懂計畫與時間表之間的不同之後，接下來談的是可用時間。
可用時間是一種相對於預約時間的概念，預約時間就是前段說明的由計畫與時間表所排定的時間，計畫又是時間表之外由自己主動排定的時間，而在時間表及計畫排除的時間帶（預約時間）的部份，即稱為可用時間。例如時間表排定八點坐火車，但是在做火車途中的時間，就是一種可用時間，可以讓自己靈活運用的時間，例如聽點音樂、打個小盹、看看其他書籍等。
那麼如何靈活運用可用時間，當然也是必須先計畫，而不是到了那個時間才來想要幹嘛。譬如隨身可帶一本小單字書，在可用時間時背誦幾個單字，或是趁機補充精神都可以，總之不是用來發呆的。通常我們可以把一些容易完成的小事（當然是指非排定的工作），分成工作目標與個人目標，如果可用時間落在工作時間內，可以執行工作目標，例如整理手邊資料；如果可用時間是落在私人時間內，則可以執行個人目標，例如背單字等。
對於可用時間更好的作法就是把各種個人目標或工作目標寫在紙上，在突然面臨（例如客戶遲到）多餘的可用時間時，就可以馬上檢視是否有適合現在執行的目標，而不會輕易的放走任何的可用時間。
如果手邊常有一些已經知道大約須耗時多久，而且又不需馬上執行的工作，可以試著在紙上寫上所需耗時的時間，這樣在你已經知道可用時間有多長時，就可以更有效的選擇執行哪個目標。
如果你可以達成有效利用可用時間來填補許多平成無法完成的目標，或是將預約時間之外的可用時間好好利用，你已經成為善於利用時間的高手。還有一種常聽到的叫做空隙時間、零頭時間，其實就是較短的可用時間罷了，例如等紅綠燈、等公車、走路時…都算，如果你連這種短短的時間都不放過，善加利用，那麼你已經達到善用時時刻刻的時間管理高手。