第二十話：提昇「時間密度」的七個技巧

所謂時間密度指的是在同一時間內，可以完成幾件事的情況。當一段時間內可以完成五件工作，當然比一段時間內完成一個工作的時間密度來得高。以下介紹七個常用來提昇時間密度的技巧。
1. 一心多用：不過並非每件事情都可以一心多用的，一心多用的情況只能用在簡單、容易處理、不需動腦的工作上，對於繁雜、不易處理、必需動腦的工作，還是得一心一用較適當。
2. 將目標之完成期限縮短以提昇工作效率：這也是提高時間密度的方法，人在適當的壓力下，容易發揮出平常發揮不了的專注力，利用這個特性，我們可以試著縮短工作完成期限，完成一件本來需要更長時間的工作。
3. 利用時間鎖來鎖定特定時間帶：時間鎖是提昇精神力也是一種方法，將自己的一天中某段時間，例如早晨，將自己鎖在一個不遭受任何外力干擾的地方，好好利用這段時間靜下心來淨化自己的思緒，可以藉由這一段短短的時間來進行自我反省或制定計畫，一開始時間不需要很長，也並非一定要早晨，但是養成制定自己的時間鎖則相當重要。
4. 「馬上辦」習慣化：有時候遇到一些可以馬上決定或是馬上就能完成的工作，不要拖到有空在做，因為這樣將使你一直掛記有某件事尚未做完，無形中也會有一點壓力產生，而且若能將可以馬上決定或是馬上就能完成的工作一次搞定，也能提昇之後再回頭做的時間密度。
5. 電話聯繫的「電話計畫」：常常我們在進行話聯繫時，都不會先作電話計畫，所謂的電話計畫指的是這一通電話的內容，我要詢問或接洽的重點是什麼，例如人（對方是誰，接洽人是誰）、事（所為何事）、時（約幾點）、地（約哪裡、地址）、物（帶什麼、拿什麼）等。往往再沒有經過電話計畫的接洽時，容易發生「呀！我忘記先跟長官問。等等再回電」或「抱歉！上一通電話忘記問地址是哪裡」等等的重複電話，因此，進行電話聯繫之前，最好也能先制定電話計畫再行動。
6. 將工作以「三個基準」作分類處理：之前有提過，能委由他人完成的工作，自己不需要親手做，這樣能避免自己的時間被他人佔用，因此許多工作我們可以先以三個基準作一個分配，了解每項工作內容的性質是否必須親手來作：
（1） 完全可由他人自己作，而且完成後不須回報的工作
（2） 完全可由他人自己作，但是完成後必須回報的工作
（3） 只能由自己來作的工作
利用這三個基準，將工作切割成是否必須自己作，委由他人的過程中是否必須時時檢閱，也能提高時間密度。
7. 用「最初的四分鐘」設計一天良好的工作流程：是指在每天的早晨，我們可以利用最初的四分鐘，對自己精神喊話，並說出今天我要作哪些工作，例如幾點之前要完成A事、幾點之前要完成B事等。並且要使自己精神高亢，而不是讓你單純的唸完一遍就好，利用這個短短的四分鐘，培養一整天的精神。