第十六話：利用「規劃備忘錄」來調整行動的「模糊地帶」

所謂「規劃備忘錄」指的是具備五種計畫格式的隨身筆記，主要是用來讓自己檢視、審查自己的工作計畫與完成進度等功能。其具備的五種格式包含：
1. 長期計畫：通常是指目標完成的時間長度在一年以上的目標計畫，這類計畫通常因為包含了太多未來不可之的外因素影響，因此不太能夠在初期就能定定的相當詳細，僅能用概略、模糊的方式訂定計畫，例如五年後我要存一筆足夠換新車的存款，而非是存一筆五十萬或一百玩的明確金額。這類計畫往往容易因為外因素的影響而時常變動，常常被人忽略，常常認為外在因素是不可預期或是不可掌握的就放棄訂定這類計畫，事實上這類話也是有其重要性。因為時間是不等人的，例如你從未規劃過存一筆相當大的退休金，等到你想要存時，可能已經來不及，或是無能為力了，所以有時候我們也會利用這類計畫來規劃將來的生活等，以免屆時措手不及。
2. 年度計畫：接下來說明的是統稱為「計畫週期」的概念，計畫週期包含年、月、周、日計畫，其中最長的就是年度計畫。在長期計畫定下後，就可以規劃年度計畫。例如打算五年存一百萬，那麼你就可以定下每年存至少20萬的年度計畫。年度計畫的規劃方式盡量以一整頁的方式呈現，而包括的實行目標，每個月盡量小於三個，而且必須遵守下列準則來規劃：
(1) 擬定各時間表、預定計畫的各項目標，並且各目標必須明確化
(2) 各項目標的起始與結束時間必須盡量明確
(3) 扣除剩下的可用時間，設定幾個容易達成的小型目標
(4) 將本年度各目標的使用時間作一個合理的分配
3. 月計畫：月計畫則是將年度計畫預定的各項目標作一個月分配的執行標準，如此就可以一目了然本月目標為何，例如年度目標是明年考上國家考試，那麼本月的既定目標可能是行政學筆記與政治學筆記的完成等。
4. 周計畫：周計畫就是將本月既定目標再細分為每週必須達成的標準，只是周目標會更加詳細而已，例如行政學上冊、政治學下冊等。
5. 日計畫：日計畫就是指每天的前一天，就將隔日要做的工作寫在紙上（所以必須準備三百多張），讓你每天起來不慌不忙，明確的知道自己應該作哪些工作以完成目標。其實日還不是最小的工作單位，你甚至還可以早上、中午、晚上、小時、30分鐘、10分鐘等單位作劃分，只是現實中許多工作可能不是一個早上、一個中午、一個晚上、一個小時、30分鐘、10分鐘等可以完成的，因此還是建議以日作最小標準。